§ 25 SGB X: Akteneinsicht durch Beteiligte
| veröffentlicht am |
30.05.2020 |
|---|---|
| Änderung |
|
| Stand | 14.09.2016 |
|---|---|
| Erstellungsgrundlage | in der Fassung des Gesetzes zur Förderung der elektronischen Verwaltung sowie zur Änderung weiterer Vorschriften - vom 25.07.2013 in Kraft getreten am 01.08.2013 |
| Rechtsgrundlage | |
| Version | 002.00 |
- Inhalt der Regelung
- Allgemeines
- Anspruch auf Akteneinsicht (Absatz 1)
- Besondere Fürsorgepflichten (Absatz 2)
- Ausschluss der Akteneinsicht (Absatz 3)
- Ort der Akteneinsicht (Absatz 4)
- Form der Akteneinsicht und Aufwendungsersatz (Absatz 5)
- Rechtsfolgen bei Verfahrensverstoß
- Versagen der Akteneinsicht
- Abgrenzung zu den Gesetzen über die Informationsfreiheit
- Inhalt der Regelung
- Allgemeines
- Anspruch auf Akteneinsicht (Absatz 1)
- Besondere Fürsorgepflichten (Absatz 2)
- Ausschluss der Akteneinsicht (Absatz 3)
- Ort der Akteneinsicht (Absatz 4)
- Form der Akteneinsicht und Aufwendungsersatz (Absatz 5)
- Rechtsfolgen bei Verfahrensverstoß
- Versagen der Akteneinsicht
- Abgrenzung zu den Gesetzen über die Informationsfreiheit
Inhalt der Regelung
Nach § 25 SGB X hat die Behörde den Beteiligten Einsicht in die das Verfahren betreffenden Akten zu gestatten, soweit deren Kenntnis zur Geltendmachung oder Verteidigung ihrer rechtlichen Interessen erforderlich ist. Die Vorschrift verpflichtet zur Gewährung der Akteneinsicht, enthält also einen Rechtsanspruch darauf.
§ 25 SGB X regelt sowohl die Voraussetzungen und Grenzen der Akteneinsicht wie auch den Ort und die Form der Einsichtnahme einschließlich der Einsicht in elektronische Akten. Auch die Frage des Ersatzes von Aufwendungen zum Beispiel für Fotokopien ist in § 25 SGB X geregelt.
Korrespondierende/ergänzende Regelungen
Die Vorschrift des § 25 SGB X schließt unmittelbar an § 24 SGB X und das darin geregelte rechtliche Gehör eines Beteiligten vor Erlass eines in seine Rechte eingreifenden Verwaltungsaktes an.
Das Recht auf Akteneinsicht steht nur den in § 12 SGB X genannten Beteiligten und deren Bevollmächtigten (§ 13 SGB X) zu.
Neben dem Recht auf Akteneinsicht nach § 25 SGB X besteht durch Art. 15 DSGVO in Verbindung mit § 83 SGB X der eigenständige Anspruch auf Auskunft über sämtliche, für die betroffene Person, gespeicherten Daten. Auch bei der Auskunft ist die in § 25 Abs. 2 SGB X enthaltene Fürsorgepflicht des Verantwortlichen bei der Gewährung der Einsichtnahme von Gesundheitsdaten zu beachten (§ 83 Abs. 2 S. 4 SGB X).
Ein Antrag auf Akteneinsicht löst nicht automatisch auch eine Auskunft über die für die betroffene Person gespeicherten Daten nach Art. 15 DSGVO in Verbindung mit § 83 SGB X aus. Wird neben der Akteneinsicht auch die Auskunft über die gespeicherten Daten gewünscht, müssen die Betroffenen dies entsprechend zum Ausdruck bringen (GRA zu Art. 15 DSGVO und § 83 SGB X).
Neben dem Akteneinsichtsrecht nach § 25 SGB X gibt es für den Bund sowie überwiegend auch für die Bundesländer Gesetze über die Informationsfreiheit, die jedem Zugang zu amtlichen Informationen ermöglichen. Zu den amtlichen Informationen gehören auch die Leistungsakten der Rentenversicherungsträger. Die darin enthaltenen personenbezogenen Daten (Sozialdaten) unterliegen aber auch nach den Gesetzen zur Informationsfreiheit einem besonderen Schutz (zum Beispiel § 5 IFG des Bundes).
§ 8 SGB X definiert den Begriff des Verwaltungsverfahrens und § 18 SGB X dessen Beginn.
Allgemeines
Einsichtnahme in die Akten bedeutet das Durchsehen und Lesen der (elektronischen) Akte. Nach § 25 SGB X ist nur die Möglichkeit zur Einsichtnahme zu gewährleisten; es besteht keine Verpflichtung zu Erläuterungen oder zu Auskünften. Es ist allein Sache der Beteiligten, Schlüsse aus dem Akteninhalt zu ziehen.
Das Recht auf Akteneinsicht ist eine wesentliche Voraussetzung dafür, dass die Beteiligten ihren Anspruch auf Anhörung nach § 24 SGB X oder ihre weiteren Rechte, zum Beispiel Löschung oder Berichtigung nach § 84 SGB X oder Schadensersatz nach § 82 SGB X, realisieren können.
Es besteht jedoch keine gesetzliche Verpflichtung, die Beteiligten auf das ihnen zustehende Recht auf Akteneinsicht hinzuweisen. Das Interesse an einem zügigen und rationellen Verfahrensablauf steht hier einer so weitgehenden Informationspflicht entgegen.
Anspruch auf Akteneinsicht (Absatz 1)
§ 25 Abs. 1 S. 1 SGB X räumt den Beteiligten einen Rechtsanspruch auf Einsicht in die das laufende Verfahren (Abschnitt 3.1) betreffenden Akten ein, so dass die Behörde dem Grunde nach zur Einsichtgewährung verpflichtet ist. Dieser Anspruch setzt jedoch voraus, dass die Kenntnis der Akten zur Geltendmachung oder Verteidigung der rechtlichen Interessen der Beteiligten erforderlich ist (Abschnitt 3.2).
Besonderheiten können sich aus dem Informationsfreiheitsgesetz ergeben. Näheres hierzu findet sich in Abschnitt 10.
Anhängigkeit eines Verwaltungsverfahrens
Sowohl aus dem Wortlaut des § 25 Abs. 1 SGB X als auch dessen Zusammenhang mit den §§ 8 und 18 SGB X über den Begriff und den Beginn des Verwaltungsverfahrens ergibt sich, dass der Anspruch auf Akteneinsicht ein anhängiges Verwaltungsverfahren voraussetzt. Das Recht auf Akteneinsicht besteht nur für diejenigen Akten oder deren Bestandteile, die das konkrete Verwaltungsverfahren betreffen.
Das Einsichtsrecht beginnt frühestens mit der Einleitung des Verwaltungsverfahrens im Sinne des § 8 SGB X, erfasst also nicht den davor liegenden behördeninternen Zeitraum, und endet spätestens mit dem Abschluss des Verwaltungsverfahrens (vergleiche BT-Drucksache 7/910, S. 52, 53).
Das Recht zur Einsichtnahme besteht zu jedem Zeitpunkt des Verwaltungsverfahrens einschließlich des Widerspruchsverfahrens. Soweit das Verwaltungsverfahren abgeschlossen ist, sich jedoch ein Sozialgerichtsverfahren angeschlossen hat, richtet sich das Einsichtsrecht nach § 120 SGG.
Ist ein Verwaltungsverfahren durch den Erlass eines bindenden Verwaltungsaktes abgeschlossen worden, wird aber im Rahmen der §§ 44 ff. SGB X von Amts wegen oder auf Antrag hin ein neues Verwaltungsverfahren durchgeführt, so besteht hinsichtlich der Akten, die das neue Verfahren über die Rücknahme, den Widerruf oder die Aufhebung betreffen, wiederum ein Recht auf Akteneinsicht nach § 25 SGB X.
Besonderheiten können sich aufgrund der Informationsfreiheitsgesetze ergeben; hierzu wird auf Abschnitt 10 verwiesen.
Rechtliches Interesse der Beteiligten
Das rechtliche Interesse der Beteiligten ist vom berechtigten Interesse zu unterscheiden.
Das berechtigte Interesse umfasst jedes öffentliche oder private schutzwürdige Interesse rechtlicher, wirtschaftlicher und ideeller Art.
Die rechtlichen Interessen der Beteiligten sind nur dann gegeben, wenn die Einsichtnahme bezweckt, eine tatsächliche Unsicherheit über ein Rechtsverhältnis zu klären, ein rechtlich relevantes Verhalten nach dem Ergebnis der Einsichtnahme zu regeln oder eine gesicherte Grundlage für die Verfolgung eines Anspruchs zu erhalten. Hierbei ist zu berücksichtigen, dass wirtschaftliche und rechtliche Interessen eng verflochten sein können, so dass auch diejenigen, die ein wirtschaftliches Interesse haben, zugleich ein rechtliches Interesse haben können (vergleiche BT-Drucksache 7/910, S. 53).
Sind in den Akten Bestandteile enthalten, auf deren Kenntnis es unter keinem denkbaren Gesichtspunkt für die Entscheidung ankommen kann, so können diese vor Gewährung der Akteneinsicht entnommen werden. Unter den Voraussetzungen des § 25 Abs. 3 SGB X sind sie zu entnehmen, soweit die Vorgänge wegen der berechtigten Interessen der Beteiligten oder dritter Personen geheim gehalten werden müssen (Näheres dazu siehe Abschnitt 4).
Die Entscheidung darüber, ob die Kenntnis des Akteninhalts zur Geltendmachung oder Verteidigung der rechtlichen Interessen der Beteiligten erforderlich ist, obliegt der Behörde.
Erweist sich das auf Akteneinsicht gerichtete Begehren als querulatorisch oder ausschließlich verfahrensverzögernd, kann das rechtliche Interesse verneint und somit auch die Akteneinsicht versagt werden (siehe dazu Abschnitt 9). Andernfalls kann regelmäßig von der „Erforderlichkeit” ausgegangen werden.
Anspruchsberechtigte
Das Recht auf Akteneinsicht steht nur den Beteiligten oder deren Bevollmächtigten zu.
Wer Beteiligter ist, ergibt sich aus § 12 SGB X.
Hierzu gehören
- Antragsteller,
- Antragsgegner,
- diejenigen, an die die Behörde den Verwaltungsakt richten will oder gerichtet hat,
- diejenigen, mit denen die Behörde einen öffentlich-rechtlichen Vertrag schließen will oder geschlossen hat und
- diejenigen, die von der Behörde zu dem Verfahren hinzugezogen worden sind.
Sofern jemand noch nicht am Verfahren beteiligt ist, aber annimmt, dass der Ausgang seine rechtlichen Interessen berührt, muss er sich durch entsprechende Antragstellung nach § 12 Abs. 2 SGB X bemühen, zum Verfahren als Beteiligter hinzugezogen zu werden, um Einsicht in die Akten nehmen zu können.
Gemäß § 13 SGB X können sich Beteiligte bei der Akteneinsichtnahme durch Bevollmächtigte vertreten lassen. Beistände sind nicht befugt, für die Beteiligten Akteneinsicht zu nehmen, da sie im Rahmen der begrenzten Befugnisse des § 13 Abs. 4 SGB X nur zu Verhandlungen und Besprechungen mit den Beteiligten erscheinen können.
Hinterbliebenen steht nur insoweit ein Einsichtsrecht in die Akten der Verstorbenen zu, soweit die Daten zur Geltendmachung der Ansprüche der Hinterbliebenen erforderlich sind und das Verwaltungshandeln der Rentenversicherung nachvollziehbar machen. Die Daten der Verstorbenen werden insoweit zu Daten der Hinterbliebenen.
Inhalt des Anspruchs
Der Anspruch richtet sich nur auf eine Einsichtnahme in die Akten, die das konkrete Verfahren betreffen, an dem der Einsicht Begehrende Beteiligter ist (Abschnitt 3.3).
Vollständige Akten
Der Begriff der Akten ist in einem umfassenden Sinn zu verstehen. Er umfasst die Gesamtheit der Schriftstücke, die im Original, als Abschrift oder in Ablichtung für das Verfahren angefertigt wurden. Dazu gehören zum Beispiel Gutachten, Zeugnisse, Berichte. Die Akten „betreffen“ dann das Verfahren, wenn sie entweder im Laufe des Verwaltungsverfahrens angelegt oder zum Verwaltungsverfahren beigezogen worden sind. Sofern sich nicht alle relevanten Unterlagen in einem Vorgang befinden, besteht die Pflicht zur Aufklärung über das Vorliegen weiterer Unterlagen an anderer Stelle.
Das Recht der Beteiligten auf Akteneinsicht kann nicht dadurch unterlaufen werden, dass bestimmte Vorgänge gesondert geführt und bei der Einsichtgewährung außer Betracht gelassen werden, um zum Beispiel die Entscheidungsgrundlage nicht zu offenbaren.
Beigezogene Akten anderer Behörden
Der Akteneinsichtsanspruch erstreckt sich grundsätzlich auch auf beigezogene Akten von anderen Behörden. Sind im Wege der Amtshilfe von dritten Behörden (wie Finanzbehörden, Versorgungs- oder Entschädigungsämter) Akten beigezogen worden, bezieht sich das Einsichtsrecht konkret auf die Unterlagen, die rechtmäßig als Beweismittel in das Verwaltungsverfahren eingeführt und auf diese Weise Bestandteil der Verwaltungsakte des Rentenversicherungsträgers geworden sind.
Die Zulässigkeit einer solchen Aktenbeiziehung beurteilt sich nach den Vorschriften der §§ 20 Abs. 1, 21 Abs. 1 S. 1 SGB X, wonach die Behörde als Herrin des Verfahrens einerseits Art und Umfang der durchzuführenden Ermittlungen zu bestimmen hat und sich andererseits der Beweismittel zu bedienen hat, die sie nach pflichtgemäßem Ermessen zur Ermittlung des Sachverhalts für erforderlich hält. Im Weiteren gelten die jeweils einschlägigen Amtshilfevorschriften und Datenschutzbestimmungen.
Ein Anspruch auf Einsichtnahme in die nicht in das Verwaltungsverfahren des Rentenversicherungsträgers einbezogenen Bestandteile einer beigezogenen Akte, die beim Rentenversicherungsträger noch im Original verfügbar ist, besteht hingegen nur bei Zustimmung dieser Behörde.
Vergleichsakten
Ein Recht auf Einsicht in die Akten anderer Versicherter oder Rentner in Parallelfällen besteht selbst dann nicht, wenn solche Akten hinzugezogen wurden, etwa um die Beachtung des Gleichheitsgrundsatzes zu gewährleisten, es sei denn die Betroffenen haben hierin eingewilligt.
Entwürfe und Entscheidungsvorbereitungen (Satz 2)
§ 25 Abs. 1 S. 2 SGB X nimmt die Entwürfe zu Entscheidungen und die sonstigen Arbeiten zur unmittelbaren Vorbereitung der Entscheidung bis zum Abschluss des Verwaltungsverfahrens von der Akteneinsicht aus. Satz 2 dient dem Zweck, die Unbefangenheit in der Aktenführung und deren inhaltliche Vollständigkeit zu gewährleisten (so BT-Drucksache 7/910, S. 53).
Die Einsichtnahme in noch nicht durchgearbeitete Entscheidungsentwürfe, die später noch mal abgeändert oder denen möglicherweise nicht zugestimmt wird, könnte zu - später vielleicht irrelevanten - Streitigkeiten führen. Auch könnten aus diesen Gründen Arbeiten zur Vorbereitung der Entscheidung teilweise unterbleiben oder nicht zur Akte genommen werden und bei einem Wechsel des Sachbearbeiters dem neuen Sachbearbeiter dann nicht zugänglich sein.
Nicht zu den Entwürfen und zu den unmittelbaren Vorbereitungsarbeiten gehören insbesondere Aktenvermerke, Berichte, Stellungnahmen zu entscheidungserheblichen Tatsachen, beigezogene Gutachten und eingeholte Auskünfte sowie die Ergebnisse der Beweiserhebung. Hierin besteht ein Einsichtsrecht.
Nach Abschluss des Verwaltungsverfahrens sind auch die Entwürfe und die ihnen dienenden Vorbereitungen nicht mehr von der Akteneinsicht nach § 25 Abs. 1 S. 2 SGB X ausgenommen.
Besondere Fürsorgepflichten (Absatz 2)
Akten enthalten oft medizinische Daten und Unterlagen oder Angaben, die die Entwicklung und Entfaltung der Persönlichkeit der Beteiligten beeinträchtigen können.
Da die Kenntniserlangung solcher Tatsachen durch eine Akteneinsicht für die Beteiligten erhebliche Nachteile mit sich bringen kann, enthält § 25 Abs. 2 SGB X Besonderheiten für das Akteneinsichtsrecht aus medizinischen und fürsorgerischen Gesichtspunkten.
Auf Abschnitte 4.1 und 4.2 wird ergänzend hingewiesen.
Hinweis:
Die Vorschrift enthält kein Verbot zur Gewährung der Akteneinsicht, sondern bestimmte Fürsorgepflichten. Das Recht auf Einsicht wird dadurch nicht beschränkt, wie sich aus Satz 4 ausdrücklich ergibt (Abschnitt 4.3).
Akten enthalten Angaben über gesundheitliche Verhältnisse (Sätze 1 und 2)
Soweit die Akten Angaben über gesundheitliche Verhältnisse der Beteiligten enthalten, kann nach Satz 1 statt der direkten Gewährung der Einsichtnahme der Inhalt der Akten durch einen Arzt vermittelt werden. Diese Möglichkeit dient insbesondere dem besseren Verständnis der nicht medizinisch ausgebildeten Beteiligten.
Nach Satz 2 soll der Akteninhalt durch einen Arzt vermittelt werden, soweit zu befürchten ist, dass die Akteneinsicht den Beteiligten einen unverhältnismäßigen Nachteil, insbesondere an der Gesundheit, zufügen würde.
In diesen Fällen ist daher vor einer Einsichtgewährung zu prüfen, ob die betroffenen Personen über ihre gesundheitlichen Verhältnisse Bescheid wissen und abzuwägen, ob sie durch die Kenntnisnahme Schäden erleiden können, wie Schock oder psychische Schäden. Regelmäßig wird diese Frage am besten von einem Arzt beurteilt werden können. Soll der Akteninhalt durch einen behandelnden Arzt der betroffenen Person vermittelt werden, ist vor der Übersendung der Akte eine schriftliche Einwilligung der betroffenen Person erforderlich.
Beachte:
Bestehen Beteiligte darauf, die Akte persönlich einzusehen oder durch Bevollmächtigte einsehen zu lassen, so ist dem auch bei Vorliegen einer möglichen Gesundheitsgefährdung zu entsprechen (Abschnitt 4.3).
Akten enthalten Angaben, die die Persönlichkeit beeinträchtigen können (Satz 3)
Soweit die Akten Angaben enthalten, die die Entwicklung und Entfaltung der Persönlichkeit der Beteiligten beeinträchtigen können, gelten die Ausführungen unter Abschnitt 4.1 sinngemäß mit der Maßgabe, dass nach § 25 Abs. 2 S. 3 SGB X der Inhalt der Akten auch durch einen Bediensteten der Behörde vermittelt werden kann, der durch Vorbildung sowie Lebens- und Berufserfahrung dazu geeignet und befähigt ist.
Im Bereich der gesetzlichen Rentenversicherung sind hier zum Beispiel negative Angaben in psychologischen Eignungsgutachten denkbar, die im Zusammenhang mit Leistungen zur Teilhabe am Arbeitsleben (§ 16 SGB VI) erstellt worden sind.
Als Bedienstete der Rentenversicherungsträger kommen für die Vermittlung des Akteninhalts insoweit regelmäßig die Berater im Rehabilitationsfachberatungsdienst oder beratende Ärzte in Betracht.
Beachte:
Bestehen Beteiligte darauf, die Akte persönlich einzusehen oder durch Bevollmächtigte einsehen zu lassen, so muss die Behörde auch bei einer möglichen Beeinträchtigung der Entwicklung und Entfaltung der Persönlichkeit dem entsprechen (Abschnitt 4.3).
Fürsorgepflichten nachrangig (Satz 4)
Ungeachtet der Fürsorgepflichten der Sätze 1 bis 3 (Abschnitt 4.1 und Abschnitt 4.2) besteht für die Beteiligten weiterhin das unbeschränkte Recht auf Einsicht in die sie betreffenden Akten. Dies gilt ausdrücklich auch dann, wenn die Akten Angaben über den Gesundheitszustand enthalten (BT-Drucksache 8/4022, S. 81).
Im Ergebnis ist daher unabhängig von möglichen Beeinträchtigungen der Beteiligten auf deren ausdrücklichen Wunsch hin die Akteneinsicht zu gewähren.
Ausschluss der Akteneinsicht (Absatz 3)
Nach § 25 Abs. 3 SGB X besteht keine Pflicht zur Gewährung der Akteneinsicht, soweit die Vorgänge wegen der berechtigten Interessen der Beteiligten oder dritter Personen geheim gehalten werden müssen. Die Bestimmung dient dem Schutz der Intim- und Privatsphäre anderer Beteiligter und unbeteiligter Dritter, wenn in den Akten zum Beispiel Angaben über Einkommensverhältnisse, familiäre Zustände, Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse oder Gesundheitszeugnisse enthalten sind.
Der Begriff der „berechtigten Interessen”, der weiter ist als der der „rechtlichen Interessen” (hierzu mehr in Abschnitt 3.2), umfasst alle nach vernünftigen Erwägungen durch die Sachlage gerechtfertigten Interessen rechtlicher, wirtschaftlicher oder ideeller Natur. Ob berechtigte Interessen anderer Beteiligter oder dritter Personen beeinträchtigt werden, stellt sich häufig erst heraus, wenn Akteneinsicht gewährt worden ist und Tatsachen aus den Akten bekannt geworden sind. Deshalb reicht nach § 25 Abs. 3 SGB X bereits die Wahrscheinlichkeit der Gefährdung berechtigter Interessen aus, um die Akteneinsicht zu verweigern.
Die Akteneinsicht wird nur „soweit“ die Geheimhaltung erforderlich ist ausgeschlossen. Hierdurch ist sichergestellt, dass das Prinzip der Verhältnismäßigkeit Anwendung findet. Sofern sich die Vorgänge zur Einsichtnahme trennen lassen, muss deshalb die Einsichtnahme in die nicht geheim zu haltenden Teile gestattet werden. Allerdings sind zusätzlich noch die Übermittlungsvoraussetzungen der §§ 67 ff. SGB X zu beachten (siehe nachstehenden Hinweis).
Hinweis:
Entgegen dem Gesetzeswortlaut ist die Behörde bei berechtigten Interessen dritter Personen nicht nur „nicht verpflichtet“ zur Akteneinsicht, sondern sie darf diese Einsicht regelmäßig nicht gewähren. Datenschutzrechtlich handelt es sich bei einer Einsichtgewährung in die Daten eines Dritten um eine Datenübermittlung nach § 67 Abs. 6 S. 2 Nr. 3 Buchst. b SGB X. Die Befugnis für eine zulässige Übermittlung richtet sich nach den Bestimmungen über den Sozialdatenschutz (§ 35 SGB I in Verbindung mit §§ 67 ff. SGB X).
Informanten
Unter Informanten sind Personen zu verstehen, die der Deutschen Rentenversicherung Hinweise auf einen Leistungsmissbrauch (zum Beispiel durch Vortäuschen einer rentenrechtlich relevanten Leistungsminderung oder durch Verschweigen von rentenschädlichen Hinzuverdiensten) geben.
In diesen Fällen ist die Wahrscheinlichkeit der Gefährdung berechtigter Interessen der Informanten (vergleiche Abschnitt 5) bei Bekanntgabe ihrer Identität gegenüber den Beteiligten regelmäßig gegeben. Sämtliche Unterlagen, die Hinweise auf die Identität der Informanten enthalten, sind daher von einer Akteneinsicht auszunehmen. Auch anonyme Anzeigen können derartige Hinweise enthalten (Handschrift, Angaben zu Verwandtschaftsverhältnissen oder zu früheren gemeinsamen Arbeitsstellen). Aus diesem Grund sind auch anonyme Anzeigen grundsätzlich von einer Akteneinsicht auszunehmen.
Ausnahme:
Sofern sich herausstellt, dass die von den Informanten gemachten Angaben nicht der Wahrheit entsprechen, darf die (anonyme) Anzeige den Beteiligten zur Verfügung gestellt werden. Gegen verleumderische Aussagen und/oder die absichtliche Verbreitung von Unwahrheiten müssen sich Beteiligte zur Wehr setzen können. Die Preisgabe der Identität von Informanten ist daher in diesen Fällen zulässig (Urteil des BVerwG vom 04.09.2003, AZ: 5 C 48/02).
Mehrere Hinterbliebene
Treffen mehrere Hinterbliebenenrentenansprüche aufeinander (zum Beispiel Witwe und geschiedene Ehefrau), so überschneiden sich regelmäßig die Geheimhaltungsinteressen der einen Partei mit den Einsichtsrechten der anderen Partei. Hier ist bei einem Antrag auf Akteneinsicht sorgfältig zu prüfen, welche Daten die Einsicht begehrende Partei tatsächlich benötigt, um ihre Ansprüche geltend und die Entscheidung der Rentenversicherung nachvollziehbar zu machen. Nur insoweit besteht dann ein Einsichtsanspruch; für alle weiteren Daten/Unterlagen besteht ein Ausschlussgrund nach Absatz 3.
Gutachter
Vereinzelt wenden sich Gutachter an die Rentenversicherungsträger, in deren Auftrag sie ein Gutachten erstellt haben, und bitten darum, dass die Beteiligten keine Einsicht in dieses Gutachten erhalten. Grundsätzlich steht den Beteiligten das Einsichtsrecht in die vollständigen Aktenvorgänge einschließlich aller vorliegenden ärztlichen Unterlagen/Gutachten zu (vergleiche Abschnitt 4.1).
Sofern jedoch die Gutachter ihre Bitten mit der Sorge um ihr leibliches Wohl begründen, zum Beispiel weil die Beteiligten bereits während der Begutachtung aggressiv wurden oder glaubhafte Drohungen ausgestoßen haben, so ist dies ein Grund für den Ausschluss dieses Gutachtens von der Akteneinsicht, da hier die Beeinträchtigung berechtigter Interessen eines Dritten im Sinne von § 25 Abs. 3 SGB X (des Gutachters) wahrscheinlich ist. Im Einzelfall ist zu prüfen, ob das vollständige Gutachten oder ob nur bestimmte Teile davon von der Akteneinsicht ausgenommen werden müssen.
Akte enthält Auskunftsersuchen bestimmter staatlicher Stellen
Enthalten die Akten Auskunftsersuchen von Polizeibehörden, Staatsanwaltschaften und Gerichten im Bereich der Strafverfolgung, Verfassungsschutzbehörden, dem Bundesnachrichtendienst oder dem Militärischen Abschirmdienst so sind vor der Gewährung der Akteneinsicht diese Stellen um Zustimmung zu bitten (§ 83 Abs. 5 SGB X). Die Akteneinsicht ist hier nicht von vorneherein ausgeschlossen, aber von der Zustimmung dieser Stellen abhängig (vergleiche GRA zu § 83 SGB X, Abschnitt 6).
Ort der Akteneinsicht (Absatz 4)
Nach § 25 Abs. 4 S. 1 SGB X erfolgt die Akteneinsicht bei der Behörde, die die Akten führt. Befindet sich am Wohnort oder in der Nähe des Beteiligten eine Auskunfts- und Beratungsstelle des Versicherungsträgers, können auch dieser die Akten zur Einsichtnahme zugeleitet werden.
Im Einzelfall kann nach Satz 2 die Einsicht auch bei einer anderen Behörde, insbesondere beim zuständigen Versicherungsamt oder einer Ortsbehörde, bei einem Sozialgericht oder, wenn sich die betreffende Person im Ausland aufhält, bei einer diplomatischen Vertretung (Botschaft) oder berufskonsularischen Vertretung (Generalkonsulat) der Bundesrepublik Deutschland in dem jeweiligen ausländischen Staat erfolgen.
Die Gewährung von Akteneinsicht bei einer wohnortnahen Behörde wie etwa der Wohnsitzgemeinde kann vor allem für Bürger mit angegriffenem Gesundheitszustand oder Schwerbehinderte eine Erleichterung darstellen.
Nach § 25 Abs. 4 S. 2 2. Halbs. SGB X kann die Behörde, die die Akten führt, auch weitere Ausnahmen hinsichtlich des Ortes der Akteneinsicht nach pflichtgemäßem Ermessen gestatten. Zwar ist hiervon regelmäßig kein Gebrauch zu machen, jedoch können bevollmächtigten Rechtsanwälten, Rentenberatern und auch den in § 73 Abs. 2 SGG genannten Mitgliedern und Angestellten von Gewerkschaften und Vereinigungen auf Antrag die Akten in deren Kanzleien beziehungsweise Büros zur Einsichtnahme übersandt werden. Für andere Personen gilt dieses jedoch nicht, auch nicht für ausländische Anwälte, die eines deutschen Verkehrsanwalts bedürfen.
Ausnahme: Widerspruchsverfahren
Der Grundsatz des § 25 Abs. 4 SGB X, dass die Akteneinsicht bei der Behörde erfolgt, die die Akten führt, wird für das Widerspruchsverfahren durch § 84a SGG durchbrochen. § 84a SGG bestimmt, dass § 25 Abs. 4 SGB X nicht für das Vorverfahren gilt. Durch diese Vorschrift soll das Akteneinsichtsrecht verbessert und die Möglichkeit der Aktenübersendung eingeräumt werden (vergleiche BT-Drucksache 11/7817, S. 143). Im Widerspruchsverfahren ist somit § 120 SGG analog anzuwenden, aus dem sich keine Einschränkungen zum Ort der Akteneinsichtnahme ergeben. Dennoch darf auch hiernach eine Übersendung der Akte an Privatpersonen nicht erfolgen.
Form der Akteneinsicht und Aufwendungsersatz (Absatz 5)
Nach Satz 1 sind Auszüge oder Ablichtungen für die Beteiligten zulässig (Abschnitt 7.1).
Satz 2 enthält Aussagen darüber, in welcher Form die Akteneinsicht in eine elektronisch geführte Akte gewährt werden kann (Abschnitt 7.2).
Soweit Einsicht in Bild- und Datenträger, Mikrofilme oder elektronisch gespeicherte Unterlagen beantragt wird, sind auch diese in geeigneter Weise den Beteiligten zur Verfügung zu stellen (Abschnitt 7.3).
Mit Satz 3 gesteht der Gesetzgeber der Behörde zu, einen Aufwendungsersatz fordern zu können (Abschnitt 7.4).
Die Deutsche Rentenversicherung arbeitet derzeit an der Möglichkeit der elektronischen Akteneinsicht über die Online-Dienste.
Auszüge, Abschriften und Ablichtungen aus den Akten (Satz 1)
Zur Wahrnehmung der rechtlichen Interessen genügt im Allgemeinen nicht die bloße Kenntnisnahme von dem Akteninhalt durch das Lesen und die Durchsicht der Akten. § 25 Abs. 5 S. 1 SGB X räumt den Beteiligten deshalb das Recht ein, Auszüge oder Abschriften selbst zu fertigen oder sich Ablichtungen durch die Behörde fertigen zu lassen. Unter Abschrift ist jede inhaltliche Wiedergabe einer Urkunde (wie zum Beispiel handschriftliche Abschriften oder Ablichtungen) zu verstehen.
Ein Anspruch darauf besteht jedoch nur, soweit die Akteneinsicht zu gestatten ist, das heißt, die Beschränkungen der Akteneinsicht sind zu beachten (siehe Abschnitte 3 bis 5).
Die Beteiligten bestimmen grundsätzlich selbst, wie sie ihre Auszüge und Abschriften (zum Beispiel in Form von Notizen oder Vollabschriften) fertigen. Einen Anspruch darauf, Ablichtungen selbst vorzunehmen, haben die Beteiligten nicht; dies kann aber zugelassen werden.
Dagegen besteht ein Anspruch gegenüber der Behörde, dass diese Ablichtungen fertigt. Es handelt sich um eine Form der Gewährung von (teilweiser) Akteneinsicht. Verlangen Beteiligte das Anfertigen/die Zusendung von Ablichtungen, so müssen sie die Schriftstücke eindeutig bezeichnen; die Bezeichnung nach abstrakt generellen Merkmalen reicht nicht aus (vergleiche BSG vom 30.11.1994, AZ: 11 RAr 89/94, SozR 3-1300 § 25 Nr. 3).
Einsicht in elektronische Akten (Satz 2)
Nach § 25 Abs. 5 S. 2 SGB X kann die Behörde die Akteneinsicht in eine elektronische Akte in der Form gewähren, dass sie den Akteninhalt ganz oder teilweise ausdruckt, elektronische Dokumente auf einem Bildschirm wiedergibt oder zur Verfügung stellt. Es besteht auch die Möglichkeit, den elektronischen Zugriff auf den Akteninhalt zuzulassen. In welcher der genannten Formen die Einsicht in eine elektronische Akte gewährt wird, liegt im Ermessen des jeweiligen Rentenversicherungsträgers.
Einsicht in Bild- oder Datenträger
Können aufzubewahrende Unterlagen nur auf einem Bildträger wiedergegeben oder als Daten auf anderen dauerhaften Datenträgern vorgelegt werden, sind diejenigen Hilfsmittel zur Verfügung zu stellen, die erforderlich sind, die Unterlagen lesbar zu machen. Soweit erforderlich sind die Unterlagen ganz oder teilweise auszudrucken oder ohne Hilfsmittel lesbare Reproduktionen beizubringen.
Den Beteiligten ist es zu ermöglichen, Unterlagen auch bei deren Mikroverfilmung oder elektronischer Speicherung einsehen zu können. Wollen Beteiligte eine Abschrift oder Ablichtung davon, richtet sich dies nach § 110a Abs. 3 S. 2 erster Halbs. SGB IV in Verbindung mit § 25 Abs. 5 SGB X. Danach kann die Behörde Aufwendungsersatz nur in angemessenem Umfang verlangen. Angemessen sind die Kosten bei Mikroverfilmung beispielsweise nur insoweit, als sie die Kosten der Fertigung einer Ablichtung von Unterlagen aus Papier nicht übersteigen (Abschnitt 7.4).
Aufwendungsersatz (Satz 3)
Nach § 25 Abs. 5 S. 3 SGB X kann der Rentenversicherungsträger für das Anfertigen von Ablichtungen Ersatz seiner Aufwendungen in angemessenem Umfang verlangen. Als angemessen ist nicht nur eine kostendeckende Gebühr anzusehen. Unter Orientierung an § 2 RVG in Verbindung mit Anlage 1 Nr. 7000 des RVG sind für Fotokopien aus Verwaltungsakten des Rentenversicherungsträgers regelmäßig Gebühren in Höhe von 0,50 EUR je Ablichtung für die ersten 50 Seiten und in Höhe von 0,15 EUR für jede weitere Seite zu erheben. Auf die Einziehung der Gebühren ist zu verzichten, wenn sie im Einzelfall den Gesamtbetrag von 5,00 EUR nicht übersteigen, sodass bis zu 10 Ablichtungen kostenfrei sind; die Kosten der Einziehung würden in keinem angemessenen Verhältnis zur Höhe des Anspruchs stehen.
Rechtsfolgen bei Verfahrensverstoß
Die Entscheidung über die Gewährung von Akteneinsicht ist ein Verwaltungsakt. Die Entscheidung über die Nichtgewährung von Akteneinsicht während des Verwaltungsverfahrens ist nur im Rahmen des Rechtsbehelfs gegen die Hauptsacheentscheidung anfechtbar.
Unterlässt es die Behörde entgegen § 25 SGB X den Beteiligten Akteneinsicht zu gewähren, so ist der das betreffende Verfahren abschließende Verwaltungsakt rechtswidrig.
Zu Fragen der Aufhebung des das Verfahren abschließenden Verwaltungsaktes wird auf die Ausführungen in der GRA zu § 42 SGB X verwiesen.
Versagen der Akteneinsicht
Die Akteneinsicht beziehungsweise die Herausgabe der Akten zur Einsichtnahme kann im Wege des pflichtgemäßen Ermessens versagt werden.
Über die Versagung der Akteneinsicht, weil sie zum Beispiel aus rein verfahrensverzögernden oder querulatorischen Gründen beantragt wird (Abschnitt 3.2), ist ein schriftlicher Bescheid zu erteilen, der nach § 36 SGB X mit der Widerspruchsklausel zu versehen ist. Darin ist kenntlich zu machen, dass die Versagung der Akteneinsicht nicht selbständig angefochten werden kann, sondern nur, wenn auch der das Verwaltungsverfahren abschließende Verwaltungsakt angefochten wird.
Abgrenzung zu den Gesetzen über die Informationsfreiheit
Durch das Informationsfreiheitsgesetz des Bundes (IFG) sowie durch verschiedene Informationsfreiheitsgesetze der Länder, wird ein verfahrensunabhängiger Anspruch auf Zugang zu amtlichen Informationen der öffentlichen Verwaltung sichergestellt. Auskunftsansprüche nach § 25 SGB X und jene nach Informationsfreiheitsgesetzen bestehen gleichrangig nebeneinander. Der jeweilige Anwendungsbereich der Informationsfreiheitsgesetze ist allerdings regelmäßig umfassender, da sich das Auskunfts- oder konkreter Zugangsrecht - anders als bei § 25 SGB X - nicht nur auf die „eigene“ Akte des Antragstellers, sondern auf amtliche Informationen generell bezieht.
Sofern Antragsteller in Aktenvorgänge Dritter einsehen oder Unterlagen daraus kopiert haben wollen und sich auf Informationsfreiheitsgesetze beziehen, muss geprüft werden, ob Ausschlussgründe wie zum Beispiel nach §§ 5 und 6 IFG des Bundes vorliegen und das Verfahren zur Beteiligung Dritter (Einholen einer Einwilligung) durchzuführen ist. Näheres kann der GRA zu § 5 IFG des Bundes und der GRA zu § 6 IFG des Bundes entnommen werden.
| Gesetz zur Förderung der elektronischen Verwaltung sowie zur Änderung weiterer Vorschriften (BGBl. I S. 2749) |
Inkrafttreten: 01.08.2013 Quellen zum Entwurf: BR-Drucksache 557/12; BT-Drucksache 17/11473 |
Durch Artikel 6 Nummer 2 ist in Absatz 5 mit dem neuen Satz 2 die Regelung zur Einsicht in eine elektronische Akte aufgenommen worden.
| SGB X vom 18.08.1980 (BGBl. I S. 1469, 2218) |
Inkrafttreten: 01.01.1981 Quelle zum Entwurf: BT-Drucksache 7/910, S. 52, und 8/2034 |
Mit der Vorschrift des § 25 SGB X, hat das Prinzip der „grundsätzlichen Aktenöffentlichkeit“ Eingang auch in das Verwaltungsverfahren der Leistungsträger des Sozialgesetzbuchs gefunden (BT-Drucksache 7/910, S. 52).
Nach dem Einigungsvertragsgesetz vom 23.09.1990 (BGBl. II S. 885) ist die Vorschrift des § 25 SGB X in den neuen Bundesländern für den Bereich der Rentenversicherung ab 01.01.1991 anzuwenden.