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§ 14b FamFG: Nutzungspflicht für Rechtsanwälte, Notare und Behörden

Änderungsdienst
veröffentlicht am

10.01.2022

Änderung

Der neu aufgenommene Abschnitt 5 beschreibt Einzelheiten der elektronischen Kommunikation zwischen den Rentenversicherungsträgern und Familiengerichten. Aus dem bisherigen Abschnitt 5 wurde Abschnitt 6.

Dokumentdaten
Stand05.01.2022
Erstellungsgrundlage in der Fassung des Gesetzes zum Ausbau des elektronischen Rechtsverkehrs mit den Gerichten und zur Änderung weiterer Vorschriften vom 05.10.2021 in Kraft getreten am 01.01.2022
Rechtsgrundlage

§ 14b FamFG

Version003.00

Inhalt der Regelung

§ 14b FamFG regelt ab 01.01.2022 die Pflicht zur Nutzung des elektronischen Rechtsverkehrs unter anderem für Rechtsanwälte, Notare und Behörden. Diese GRA bezieht sich in erster Linie auf Sachverhalte, die für die Rentenversicherungsträger im elektronischen Rechtsverkehr eine Rolle spielen.

Ergänzende/korrespondierende Regelungen

  • § 14 FamFG enthält unter anderem die rechtlichen Grundlagen für die mögliche Übermittlung elektronischer Dokumente durch die Beteiligten und Dritte an das Gericht in den Verfahren nach dem FamFG.
  • § 14a FamFG enthält eine Verordnungsermächtigung zur Nutzung elektronischer Formulare sowie zur Vereinfachung und Standardisierung gerichtlicher Verfahrensabläufe.
  • In § 229 FamFG wird für Versorgungsausgleichssachen die Möglichkeit geregelt, Datensätze zwischen Familiengerichten und Versorgungsträgern elektronisch auszutauschen.
  • Weitere gleichlautende Regelungen gibt es zum Beispiel für die
    • Arbeitsgerichtsbarkeit,
    • Finanzgerichtsbarkeit,
    • Strafgerichtsbarkeit,
    • Sozialgerichtsbarkeit,
    • Verwaltungsgerichtsbarkeit und die
    • allgemeine Zivilgerichtsbarkeit.
  • § 130a ZPO regelt die Voraussetzungen für die Einreichung elektronischer Dokumente beim Gericht.
  • Die Elektronischer-Rechtsverkehr-Verordnung (ERVV) vom 24.11.2017 (BGBl. I, S. 3803), zuletzt geändert durch das Gesetz zum Ausbau des elektronischen Rechtsverkehrs und zur Änderung weiterer Vorschriften vom 05.10.2021 (BGBl. I, S. 4607), regelt einheitlich den elektronischen Rechtsverkehr mit allen Gerichten der Länder und des Bundes, soweit § 130a ZPO, § 46c ArbGG, § 65a SGG, § 55a VwGO und § 52a FGO Anwendung finden.
  • Bekanntmachung zu § 5 der Elektronischer-Rechtsverkehr-Verordnung (Elektronischer Rechtsverkehr-Bekanntmachung 2022 – ERVB 2020) vom 22.11.2021 (siehe Bundesanzeiger und www.justiz.de)

Allgemeines

§ 14b FamFG verpflichtet ab 01.01.2022 unter anderem Rechtsanwälte, Notare und Behörden, in den Verfahren nach dem FamFG den elektronischen Rechtsverkehr zu nutzen. Die Nutzungspflicht des elektronischen Rechtsverkehrs gilt ab 01.01.2022 auch für andere Gerichtsbarkeiten, wie zum Beispiel die Sozialgerichtsbarkeit (§ 65d SGG) und die allgemeine Zivilgerichtsbarkeit (§ 130d ZPO). Die Nutzungspflicht nach § 14b FamFG gilt ab 01.01.2022 auch für die Rentenversicherungsträger, die in Verfahren zu Versorgungsausgleichssachen (§ 217 FamFG) mit den Familiengerichten kommunizieren.

Für die Familiengerichte besteht keine entsprechende gesetzliche Verpflichtung.

Die im Gesetz zur Förderung des elektronischen Rechtsverkehrs mit den Gerichten vom 10.10.2013 verabschiedete Fassung wurde noch vor Inkrafttreten der Vorschrift geändert. Ursprünglich war eine verpflichtende elektronische Übermittlung für sämtliche Erklärungen und Anträge an die Gerichte ab 01.01.2022 vorgesehen. Mit dem Gesetz zum Ausbau des elektronischen Rechtsverkehrs mit den Gerichten und zur Änderung weiterer Vorschriften vom 05.10.2021 wurde nunmehr in § 14b Abs. 1 FamFG klargestellt, dass die verpflichtende elektronische Übermittlung nur für die schriftlich einzureichenden Anträge und Erklärungen gilt (siehe Abschnitt 3). Die übrigen Anträge und Erklärungen sollen nach § 14b Abs. 2 FamFG als elektronisches Dokument übermittelt werden (siehe Abschnitt 4).

Im Bereich der Sozialgerichtsbarkeit wird der elektronische Rechtsverkehr zwischen den Rentenversicherungsträgern und den Sozialgerichten bereits praktiziert (zu den Einzelheiten siehe GRA zu § 65a SGG). Die Rentenversicherungsträger sind in der Lage, Nachrichten auf einem sicheren elektronischen Weg zu empfangen. Seit 01.11.2021 können die Rentenversicherungsträger Nachrichten auch absenden.

Ein trägerübergreifender elektronischer Rechtsverkehr ist darüber hinaus mit den Arbeitsgerichten, Finanzgerichten, Verwaltungsgerichten und der ordentlichen Gerichtsbarkeit (zum Beispiel Zivilgerichte) möglich.

§ 14b FamFG findet auf Ehesachen (§ 121 FamFG) und Familienstreitsachen (§ 112 FamFG) keine Anwendung (§ 113 Abs. 1 FamFG). In diesen Fällen gilt § 130d ZPO.

Elektronische Übermittlung von Anträgen und Erklärungen nach § 14b FamFG

Ab 01.01.2022 ist für Anträge und Erklärungen an die Familiengerichte in Versorgungsausgleichssachen der elektronische Rechtsverkehr zu nutzen. Zu übermitteln sind nicht mehr Papierdokumente, sondern elektronische Dokumente.

Keine elektronischen Dokumente sind mittels Telefax oder Computerfax übermittelte Faxschreiben. Diese werden bei Gericht als papiergebundene Kopie vom Faxgerät ausgedruckt (vergleiche Zöller, 33. Auflage, Rd.-Nr. 3 zu § 130a ZPO).

Als Anträge werden Äußerungen eines Beteiligten bezeichnet, "die eine bestimmte Tätigkeit des Gerichts erstreben" (Keidel in Familienverfahren, 20. Aufl., Rn. 8 zu § 25 FamFG). Die Rentenversicherungsträger können im Zusammenhang mit Versorgungsausgleichssachen zum Beispiel

Erklärungen sind alle Äußerungen, die für das Gericht bestimmt sind (Keidel in Familienverfahren, 20. Auflage, Randnummer 9 zu § 25 FamFG). Hierzu gehören zum Beispiel

  • Auskünfte über den Ehezeitanteil nach § 5 VersAusglG,
  • Stellungnahmen zu Beschlussentwürfen sowie
  • Sachstandsmitteilungen.

Für die Form der Übermittlung an das Familiengericht unterscheidet § 14b FamFG zwischen Anträgen und Erklärungen, die schriftlich einzureichen sind (Abschnitt 3.1), und anderen Anträgen und Erklärungen (Abschnitt 4).

Verpflichtung für schriftlich einzureichende Anträge und Erklärungen (Absatz 1 Satz 1)

§ 14b Abs. 1 S. 1 FamFG sieht eine verpflichtende elektronische Übermittlung für schriftlich einzureichende Anträge und Erklärungen vor.

Schriftlich einzureichende Anträge und Erklärungen sind nicht alle Schriftstücke und Schreiben, die dem Familiengericht übersandt werden.

Denn das FamFG enthält kein allgemeines Schriftformerfordernis für Anträge und Erklärungen, sondern beschränkt dieses auf einzelne Vorschriften, die im Gesetz ausdrücklich genannt sind. Für die Rentenversicherungsträger ist die elektronische Einreichung daher nur in folgenden Fällen verpflichtend:

Werden Beschwerden oder Rechtsbeschwerden ab 01.01.2022 nicht auf elektronischem Weg beim Familiengericht eingereicht, ist die Übermittlung unwirksam.

Von der elektronischen Übermittlung darf nur dann abgewichen werden, wenn vorübergehende technische Gründe dem entgegenstehen (Abschnitt 3.1.1), die glaubhaft zu machen sind (Abschnitt 3.1.2).

Für Anträge und Erklärungen, die nicht schriftlich einzureichen sind, gilt die Sollvorschrift in § 14b Abs. 2 FamFG (siehe Abschnitt 4).

Ausnahmsweise Übermittlung auf herkömmlichem Weg bei vorübergehenden technischen Problemen (Absatz 1 Satz 2)

§ 14b Abs. 1 S. 2 FamFG enthält eine Ausnahme vom Grundsatz der elektronischen Übermittlung: Stehen technische Gründe vorübergehend einer Übermittlung auf elektronischem Weg entgegen, bleibt die Übermittlung nach allgemeinen Vorschriften zulässig. In diesem Fall dürfen Anträge und Erklärungen auch auf herkömmlichen Wegen eingereicht werden, zum Beispiel in Papierform oder per Telefax.

Ob die technischen Probleme beim Gericht oder beim Rentenversicherungsträger liegen, spielt hier keine Rolle. Entscheidend ist, dass fristwahrende Anträge und Erklärungen rechtzeitig bei Gericht eingehen können.

Die Rentenversicherungsträger dürften sich aber nicht dauerhaft darauf berufen, dass aus technischen Gründen eine elektronische Übermittlung unmöglich ist. Die Gründe für die Unmöglichkeit der elektronischen Übermittlung dürfen nur vorübergehend bestehen. Die Rentenversicherungsträger sind also nicht von der Notwendigkeit befreit, die entsprechenden technischen Voraussetzungen zu schaffen (BR-Drucks. 818/12 zu § 130d ZPO).

Glaubhaftmachung der technischen Probleme und Nachreichung eines elektronischen Dokuments (Absatz 1 Satz 3)

Nach § 14b Abs. 1 S. 3 FamFG ist die vorübergehende technische Unmöglichkeit glaubhaft zu machen. Die Glaubhaftmachung soll möglichst mit der Ersatzeinreichung erfolgen.

Bei Ersatzeinreichung in Papierform ist auf Anforderung des Familiengerichts eine elektronische Einreichung nachzuholen.

Sollvorschrift für andere Anträge und Erklärungen (Absatz 2)

§ 14b Abs. 2 FamFG regelt für Anträge und Erklärungen, die keinem gesetzlichen Schriftformerfordernis unterliegen, dass diese ab 01.01.2022 elektronisch übermittelt werden sollen. Durch die Ausgestaltung als Soll-Vorschrift ist klargestellt, dass auch hier die elektronische Übermittlung den Regelfall darstellt. Nur bei Vorliegen besonderer Umstände darf auf andere Formen der Übermittlung ausgewichen werden.

Die Regelung in Absatz 2 soll insbesondere solche Anträge und Erklärungen erfassen, die einer schnellen Entscheidung des Familiengerichts bedürfen (zum Beispiel in Kindschaftssachen nach § 111 Nr. 2 FamFG oder Gewaltschutzsachen nach § 111 Nr. 6 FamFG). In diesen Fällen sollen die Gerichte von der im Einzelfall möglicherweise aufwändigen Prüfung befreit werden, ob der Antragsteller zu den von der Nutzungspflicht nach § 14b FamFG umfassten Personen gehört und der Antrag in der gestellten Form zulässig ist (BT-Drucks. 19/28399, S. 40).

Für die Rentenversicherungsträger hat die Ergänzung um den § 14b Abs. 2 FamFG insoweit Bedeutung, als eine Übermittlung auf herkömmlichem Weg (zum Beispiel Papierbrief, Telefax) in vielen Fällen ab 01.01.2022 weiterhin wirksam ist und nicht sanktioniert wird. Das betrifft sämtliche Anträge und Erklärungen – mit Ausnahme von Beschwerden und Rechtsbeschwerden (siehe Abschnitt 3). § 14b Abs. 2 FamFG gilt zum Beispiel für Auskünfte über den Ehezeitanteil nach § 5 VersAusglG, aber auch für Sachstandsmitteilungen, Stellungnahmen zu Beschlussentwürfen, Berichtigungsanträge oder Abänderungsanträge.

Das Gericht kann auch für die auf herkömmlichem Weg gestellten Anträge und Erklärungen eine elektronische Übermittlung nachfordern. Dadurch soll sichergestellt werden, dass die generelle Nutzungspflicht des elektronischen Rechtsverkehrs in Verfahren nach dem FamFG nicht ins Leere läuft.

Elektronische Kommunikation der Rentenversicherungsträger

In FamFG-Verfahren, zu denen auch Verfahren in Versorgungsausgleichssachen gehören, richtet sich die Übermittlung von Dokumenten auf elektronischem Weg nach § 14 Abs. 2 FamFG in Verbindung mit § 130a ZPO. Seit dem 01.01.2018 können sämtliche Erklärungen und Anträge einschließlich der Rechtsmittel in elektronischer Form eingereicht werden (siehe Elektronischer-Rechtsverkehr-Verordnung (ERVV) vom 24.11.2017 (BGBl. I, S. 3803), zuletzt geändert durch das Gesetz zum Ausbau des elektronischen Rechtsverkehrs und zur Änderung weiterer Vorschriften vom 05.10.2021 (BGBl. I, S. 4607).

Für die Rentenversicherungsträger gelten der in § 130a Abs. 3 S. 1 Halbs. 2 ZPO aufgezeigte sichere Übermittlungsweg und die entsprechenden Vorgaben zur Signatur. Ein sicherer Übermittlungsweg zeichnet sich dadurch aus, dass die Identität des Absenders bestätigt ist und als Unterschrift eine sogenannte einfache Signatur ausreicht.

Die Kommunikation der Rentenversicherungsträger mit den Gerichten erfolgt ausschließlich über das besondere elektronische Behördenpostfach (beBPo). Hierfür steht die Fachanwendung eGericht zur Verfügung, die „im Hintergrund“ auf das beBPo zugreift und in der Praxis bereits im sozialgerichtlichen Verfahren genutzt wird.

Die elektronische Signatur von Dokumenten

Bei der Verwendung des beBPo ist es ausreichend (aber auch erforderlich), dass das elektronische Dokument von der verantwortenden Person „signiert“ wird.

Notwendig ist eine sogenannte einfache Signatur gemäß Art. 3 Nr. 10 eIDAS-Verordnung (Amtsblatt L 257 vom 28.08.2014, S. 73). Erforderlich dafür ist die Wiedergabe des Namens am Ende des Textes (BT-Drucks. 17/12634, S. 25, BAG vom 14.09.2020, AZ: 5 AZB 23/20, NJW 2020, 3476). Ein handschriftlicher Namenszug ist nicht erforderlich.

Für die eindeutige Identifizierung der unterzeichnenden Person ist eine Signatur mit Vornamen und Nachnamen sinnvoll. Bei häufig vorkommenden Namen (zum Beispiel Meyer, Müller, Schulze) wäre dies bei großen Behörden nicht immer ohne weiteres möglich.

Nicht verwendet werden dürfen aber Formulierungen wie „Mit freundlichen Grüßen, Ihre Deutsche Rentenversicherung XXXX“ oder „Dieses Schreiben wurde maschinell erstellt und ist auch ohne Unterschrift gültig“. Eine gegen eine Versorgungsausgleichsentscheidung eingelegte Beschwerde könnte deshalb vom Oberlandesgericht/Kammergericht Berlin als unzulässig verworfen werden.

Jeder Schriftsatz wird über eGericht in einfacher Ausfertigung versendet. Die Beifügung von Mehrausfertigungen/Abschriften ist nicht erforderlich.

Zulässiger Dateiname für elektronische Dokumente

Die Einzelheiten zur Übermittlung eines elektronischen Dokuments sind in der Bekanntmachung zu § 5 der Elektronischer-Rechtsverkehr-Verordnung (Elektronischer-Rechtsverkehr-Bekanntmachung 2022 – ERVB 2022) vom 22.11.2021 geregelt, die im Bundesanzeiger und unter www.justiz.de veröffentlicht wird.

Ziffer 6 der ERVB 2022 enthält für die Übermittlung eines elektronischen Dokuments die Anforderungen an einen zulässigen Dateinamen. Folgende Anforderungen sind zu beachten:

Die Länge von Dateinamen darf maximal 90 Zeichen einschließlich der Dateiendungen (zum Beispiel .pdf) betragen (Ziffer 6b der ERVB 2022).  

Im Dateinamen dürfen nur folgende Zeichen und Ziffern verwendet werden (Ziffer 6c der ERVB 2022):

  • alle Buchstaben des deutschen Alphabets einschließlich der Umlaute ä, ö, ü und ß,
  • alle Ziffern,
  • die Zeichen Unterstrich und Minus und
  • Punkte, wenn sie den Dateinamen von Dateiendungen trennen.

Bei der Übermittlung von mehreren Dateien soll der Dateiname eine logische Nummerierung enthalten. Hintergrund dieser Anforderung ist, dass hierdurch übermittelte Dokumente automatisch in der „richtigen“ Reihenfolge ausgedruckt werden können, ohne dass es eines händischen Eingriffs bedarf oder die Ausdrucke in die richtige Reihenfolge sortiert werden müssen (Ziffer 6 c) ee) der ERVB 2022).

Der Dateiname sollte zudem möglichst den Inhalt des elektronischen Dokuments schlagwortartig umschreiben, um den gezielten Zugriff aller Beteiligten auf ein Dokument zu erleichtern.

Beispiel:

  • 01_Beschwerdeschrift
  • 02_Auskunft Ehezeitanteil Antragsteller
  • 03_Anlage_1 Ehezeitanteil mit Teilausschluss

Ein Verstoß gegen die Anforderungen an den Dateinamen (zum Beispiel Verwendung unzulässiger Zeichen oder die Überschreitung der zulässigen Länge des Dateinamens) kann zu einer fehlenden Bearbeitbarkeit der konkreten Datei und damit zu einer Beanstandung führen.

Eingang des elektronischen Dokuments bei Gericht

Nach § 130a Abs. 5 S. 1 ZPO ist ein elektronisches Dokument eingegangen, sobald es auf der für den Empfang bestimmten Einrichtung gespeichert ist, also auf dem für den Empfang bestimmten Server eingegangen ist (siehe BT-Drucksache 14/4987, 24). Für die Fristwahrung kommt es darauf an, ob die gesendeten Signale noch vor Ablauf des letzten Tages der Frist vollständig empfangen und gespeichert wurden.

Das Gericht muss dem Absender eine automatische Eingangsbestätigung über den Zeitpunkt des Eingangs übermitteln (§ 130a Abs. 5 S. 2 ZPO) und den Übermittlungsweg aktenkundig machen (§ 298 Abs. 2 ZPO).

Das Risiko einer fehlgeschlagenen Übermittlung trägt der Absender. Ist das Dokument aus technischen Gründen nicht lesbar und deshalb für das Gericht „zur Bearbeitung“ nicht geeignet (PDF lässt sich nicht öffnen oder durchsuchen), ist die Übermittlung fehlgeschlagen. § 130a Abs. 6 S. 1 ZPO bestimmt daher, dass das Gericht dem Absender die Unwirksamkeit des Eingangs sowie die geltenden technischen Rahmenbedingungen mitzuteilen hat.

Ist die Frist bei fristgebundenen Schriftsätzen (zum Beispiel Beschwerdefrist) noch nicht abgelaufen, kann die Übermittlung ohne weiteres erneut erfolgen.

Für den Fall, dass die Frist durch den Fehler nicht mehr eingehalten werden kann, regelt § 130a Abs. 6 S. 2 ZPO, dass das Dokument rückwirkend als zu dem Zeitpunkt der früheren Einreichung eingegangen gilt, wenn die Nachreichung unverzüglich erfolgt und der Absender glaubhaft macht, dass das Dokument mit dem zuerst eingereichten inhaltlich übereinstimmt.

Hinweis:

Eine Eingangsfiktion im Sinne des § 130a Abs. 6 S. 2 ZPO kommt nicht in Betracht, wenn das Dokument fehlerhaft elektronisch übermittelt wurde (einfache Signatur nicht enthalten, da zum Beispiel Zusatz „beBPo“ vergessen wurde). In diesem Fall gilt erst der korrekte Eingang beim Gericht gilt als rechtswirksames Eingangsdatum.

Die Verpflichtung zur Nutzung des elektronischen Übermittlungsweges gilt nicht, wenn dem Gericht aus technischen Gründen kein Dokument übermittelt werden kann (siehe Abschnitte 3.1.1 und 3.1.2).

Abgrenzung zum bereits bestehenden elektronischen Datenaustausch mit den Familiengerichten (eVA)

Die verpflichtende Nutzung des elektronischen Rechtsverkehrs im Sinne von § 14b FamFG beinhaltet den elektronischen Austausch von Dokumenten (in der Regel in Form von PDF-Dateien als Anhang zu einer elektronischen Nachricht).

Hiervon abzugrenzen ist der elektronische Austausch von strukturierten Daten im Verfahren eVA, das für Versorgungsausgleichssachen auf der Grundlage des § 229 FamFG eingerichtet wurde. Dieses Verfahren wurde inzwischen in das Verfahren eGericht integriert.

Im Verfahren eVA werden zwischen einigen Familiengerichten und den Rentenversicherungsträgern (über die Datenstelle der Rentenversicherung) elektronische Datensätze zum Versorgungsausgleich ausgetauscht. Im Unterschied zum „normalen“ Verfahren eGericht werden strukturierte Datensätze verschickt, die von den Beteiligten vollautomatisiert verarbeitet werden können. Ab 01.11.2021 versenden die Rentenversicherungsträger im Verfahren eVA neben den strukturierten Datensätzen auch PDF-Dokumente, so dass ab diesem Zeitpunkt dem Erfordernis des § 14b FamFG entsprochen wird. Das betrifft allerdings lediglich die Auskünfte über den Ehezeitanteil nach § 5 VersAusglG. Andere Dokumente sind im „normalen“ Verfahren eGericht zu versenden (siehe Abschnitt 5).

Mit den Familiengerichten, die ab 01.01.2022 noch nicht am Austausch der strukturierten Datensätze teilnehmen, müssen die Rentenversicherungsträger ab 01.01.2022 grundsätzlich unter Berücksichtigung der in dieser GRA dargestellten Ausführungen kommunizieren.

Gesetz zum Ausbau des elektronischen Rechtsverkehrs mit den Gerichten und zur Änderung weiterer Vorschriften vom 05.10.2021 (BGBl. I, S. 4607)

Inkrafttreten: 01.01.2022

Quellen zum Entwurf: BT-Drucksache 19/28399; BR-Drucksache 145/21

Durch Artikel 5 des Gesetzes zum Ausbau des elektronischen Rechtsverkehrs mit den Gerichten und zur Änderung weiterer Vorschriften vom 05.10.2021 (BGBl. I, S. 4607) wurde § 14b FamFG neu gefasst und um einen Absatz 2 ergänzt. Danach wird die in § 14b Abs. 1 FamFG geregelte Pflicht zur elektronischen Übermittlung ausdrücklich auf nach dem FamFG schriftlich einzureichende Anträge und Erklärungen beschränkt. Für sonstige Anträge und Erklärungen enthält § 14b Abs. 2 FamFG eine Sollvorschrift.

Gesetz zur Förderung des elektronischen Rechtsverkehrs mit den Gerichten vom 10.10.2013 (BGBl. I, S. 3786)

Inkrafttreten: 01.01.2022

Quellen zum Entwurf: BT-Drucksachen 17/12634, 17/13948; BR-Drucksache 818/12

Mit Artikel 2 des Gesetzes zur Förderung des elektronischen Rechtsverkehrs mit den Gerichten vom 10.10.2013 (BGBl. I, S. 3786) wurde für Rechtsanwälte und Behörden die verpflichtende Nutzung des elektronischen Rechtsverkehrs mit den Gerichten eingeführt, da von der freiwilligen Nutzungsmöglichkeit kaum Gebrauch gemacht wurde.

Zusatzinformationen

Rechtsgrundlage

§ 14b FamFG