§ 14 SGB IV Reisekostenvergütung: Arbeitsentgelt
| veröffentlicht am |
20.08.2019 |
|---|---|
| Änderung | Das RH wurde aktualisiert |
| Stand | 08.12.2015 |
|---|---|
| Rechtsgrundlage | |
| Version | 002.00 |
Allgemeines
Reisekosten sind alle Kosten, die unmittelbar durch eine beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit verursacht werden. Hierzu gehören
- die Fahrtkosten, die durch öffentliche Verkehrsmittel oder die Benutzung eines privaten Pkw entstanden sind,
- Verpflegungsmehraufwand (Tagegelder)
- entstandene Übernachtungskosten (Hotelrechnung) und
- Nebenkosten (zum Beispiel Parkgebühren, Telefonkosten für dienstlich veranlasste Telefonate).
Eine beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit liegt vor, wenn der Arbeitnehmer außerhalb seiner Wohnung und an keiner ersten Tätigkeitsstätte (siehe GRA zu § 14 SGB IV Fahrtkostenzuschüsse: Arbeitsentgelt) beruflich tätig ist.
Beitragsrechtliche Behandlung
Reisekostenvergütungen stellen nur in dem Umfang Arbeitsentgelt nach § 14 SGB IV dar, in dem sie lohnsteuerpflichtig sind.
Folgende steuerrechtliche Regelungen sind zu beachten:
- Steuerfreiheit nach § 3 Nr. 13 EStG für Reisekostenvergütungen aus öffentlichen Kassen nach bundes- oder landesrechtlichen Regelungen und für Verpflegungsmehraufwendungen in Höhe der Pauschalen nach § 9 Abs. 4a EStG
- Steuerfreiheit nach § 3 Nr. 16 EStG für Reisekostenvergütungen privater Arbeitgeber im Rahmen der Werbungskosten § 9 EStG
- Pauschalbesteuerung nach § 40 Abs. 2 S. 1 Nr. 1a EStG für Mahlzeiten des Arbeitgebers oder eines Dritten bis zum Sachbezugswert in Höhe von 44 Euro)
- Pauschalbesteuerung § 40 Abs. 2 S. 1 Nr. 4 EStG für Verpflegungsmehraufwand in Höhe der Pauschalen nach § 9 Abs. 4a EStG
Werden die Reisekostenvergütungen steuerfrei gewährt, besteht Beitragsfreiheit nach § 1 Abs. 1 S. 1 Nr. 1 SvEV. Eine Pauschalbesteuerung nach § 40 Abs. 2 EStG führt zur Beitragsfreiheit § 1 Abs. 1 S. 1 Nr. 3 SvEV.
Fahrtkosten
Grundsätzlich gilt, dass Aufwendungen für beruflich veranlasste Auswärtstätigkeiten in tatsächlicher Höhe angesetzt werden können.
Benutzt der Arbeitnehmer öffentliche Verkehrsmittel, dürfen die tatsächlich angefallenen Kosten steuerfrei ersetzt werden.
Für Fahrten mit dem eigenen Fahrzeug sind die hierbei anfallenden Aufwendungen für die anteiligen Kosten in tatsächlicher Höhe durch den Arbeitgeber steuerfrei ersetzbar. Ohne Einzelnachweis dürfen anstelle der tatsächlich pro Kilometer nachgewiesenen Kosten für das Fahrzeug auch pauschale Kilometersätze angesetzt werden, die sich an der jeweils aktuellen Wegstreckenentschädigung des Bundesreisekostengesetzes (BRKG) orientieren. Hiernach kann der Arbeitnehmer für PKW: 0,30 Euro/km und für Motorrad, Moped 0,20 Euro/km steuerfrei in Anspruch nehmen.
Werden die Fahrtkosten steuerfrei ersetzt, besteht Beitragsfreiheit nach § 1 Abs. 1 S. 1 Nr. 1 SvEV.
Verpflegungsmehraufwendungen
Die steuerliche Berücksichtigung von Verpflegungsmehraufwendungen ist nur in Form von Pauschbeträgen zulässig. Ein Einzelnachweis der Verpflegungskosten durch Rechnungsbelege ist ausgeschlossen. Die Steuerfreiheit der Verpflegungspauschalen ist zeitlich gestaffelt und richtet sich nach der Abwesenheit am einzelnen Kalendertag:
- 12 Euro für den Kalendertag, an dem der Arbeitnehmer ohne Übernachtung außerhalb seiner Wohnung mehr als 8 Stunden abwesend ist; beginnt die auswärtige berufliche Tätigkeit an einem Kalendertag und endet am nachfolgenden Kalendertag ohne Übernachtung, werden 12 Euro für den Kalendertag gewährt, an dem der Arbeitnehmer den überwiegenden Teil der insgesamt mehr als 8 Stunden abwesend ist.
- jeweils 12 Euro für den An- und Abreisetag, wenn der Arbeitnehmer an diesem, einem anschließenden oder vorhergehenden Tag außerhalb seiner Wohnung übernachtet,
- 24 Euro für jeden Kalendertag, an dem der Arbeitnehmer 24 Stunden von seiner Wohnung und ersten Tätigkeitsstätte abwesend ist
Aufwendungen für Verpflegungskosten kann der Arbeitgeber darüber hinaus bis zum Doppelten dieser Verpflegungspauschalen nach § 40 Abs. 2 S. 1 Nr. 4 EStG mit 25 % pauschal versteuern.
Stellt der Arbeitgeber oder (auf dessen Veranlassung) ein Dritter eine Mahlzeit zur Verfügung, sind die steuerfreien Verpflegungspauschalen zu kürzen
- für Frühstück um 20 % der Tagespauschale (20 % von 24 Euro ist gleich 4,80 Euro),
- für Mittag- und Abendessen um jeweils 40 % der Tagespauschale (40 % von 24 Euro ist gleich 9,60 Euro).
Der Arbeitgeber kann darüber hinaus die zur Verfügung gestellten Mahlzeiten mit den amtlichen Sachbezugswerten der SvEV auch nach § 40 Abs. 2 S. 2 Nr. 1a EStG mit 25 % pauschal besteuern, wenn der Preis der Mahlzeit 60 Euro nicht übersteigt. Dies ist dann der Fall, wenn dem Arbeitnehmer die Verpflegungspauschale nicht zusteht (Abwesenheitsdauer bis zu 8 Stunden).
Werden die Verpflegungsmehraufwendungen steuerfrei gewährt, besteht Beitragsfreiheit nach § 1 Abs. 1 S. 1 Nr. 1 SvEV. Eine Pauschalbesteuerung nach § 40 Abs. 2 EStG führt zur Beitragsfreiheit § 1 Abs. 1 S. 1 Nr. 3 SvEV.
Übernachtungskosten
Als Übernachtungskosten können die tatsächlichen Aufwendungen des Arbeitnehmers für die persönliche Inanspruchnahme einer Unterkunft zur Übernachtung steuerfrei gezahlt werden. Der Arbeitgeber kann – anstelle der tatsächlichen Übernachtungskosten – für jede Übernachtung ohne Einzelnachweis im Inland bis zu 20 EUR pauschal steuerfrei erstatten (R 9.7 Absatz 3 Lohnsteuerrichtlinien).
Enthält die Rechnung nur einen Gesamtpreis für Unterkunft und Verpflegung und lässt sich der Preis für die Verpflegung nicht feststellen, zum Beispiel bei einer Tagungspauschale, ist der Gesamtpreis zur Ermittlung der Übernachtungskosten wie folgt zu kürzen:
- für Frühstück um 20 %,
- für Mittag- und Abendessen um jeweils 40 %
des für den Unterkunftsort maßgebenden Pauschbetrages für Verpflegungsmehraufwendungen bei einer Auswärtstätigkeit mit einer Abwesenheitsdauer von 24 Stunden.
Werden die Übernachtungskosten steuerfrei ersetzt, besteht Beitragsfreiheit nach § 1 Abs. 1 S. 1 Nr. 1 SvEV.
Reisekostenvergütungen aus öffentlichen Kassen
Die steuerlichen Verpflegungspauschalen (§ 9 Abs. 4a EStG) und die reisekostenrechtlichen Pauschalen stimmen im Geltungsbereich des BRKG überein (§ 6 BRKG). Dies gilt für die Bundesländer, die vollinhaltlich die Regelungen des BRKG übernommen haben. Insofern sind die Vergütungen für Verpflegungsmehraufwendungen steuerfrei nach § 3 Nr. 13 EStG und damit beitragsfrei in der Sozialversicherung (§ 1 Abs. 1 S. 1 Nr. 1 SvEV).
Bei unterschiedlichen bundes- oder landesrechtlichen Regelungen können sich Arbeitgeber und Arbeitnehmer einheitlich auf die reisekostenrechtlichen Regelungen des Bundes oder eines Landes berufen. Werden die Regelungen des BRKG nicht übernommen (zum Beispiel Freistatt Bayern), müssen die Beträge versteuert werden, die die Verpflegungspauschalen überschreiten. Werden im öffentlichen Dienst - aus welchen Gründen auch immer - höhere Vergütungen gezahlt, ist der übersteigende Betrag steuerpflichtig.
Der Arbeitgeber hat jedoch nach § 40 Abs. 2 S. 1 Nr. 4 EStG die Möglichkeit, die steuerpflichtigen Anteile der Verpflegungsmehraufwendungsvergütung bis zum Doppelten der oben angeführten Grenzbeträge pauschal zu versteuern. Die so pauschal versteuerten Vergütungsanteile sind gemäß § 1 Abs. 1 S. 1 Nr. 3 SvEV nicht dem Arbeitsentgelt zuzurechnen.
Der als Reisekostenvergütung gezahlte Fahrtkostenersatz ist nach § 3 Nr. 13 EStG auch steuerfrei, wenn der steuerlich zulässige Kilometersatz von 0,30 Euro je gefahrenen Kilometer überschritten wird. Auch hinsichtlich der Erstattung der Übernachtungskosten enthält § 3 Nr. 13 EStG keine Einschränkung, so dass in vollem Umfang Steuerfreiheit besteht.