§ 28 KSVG: Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten
| veröffentlicht am |
12.11.2019 |
|---|---|
| Änderung | Abstimmung mit dem Schwerpunktträger |
| Stand | 22.09.2015 |
|---|---|
| Erstellungsgrundlage | in der Fassung des Dritten Gesetzes zur Änderung des Künstlersozialversicherungsgesetzes und anderer Gesetze vom 12.06.2007 in Kraft getreten am 15.06.2007 |
| Rechtsgrundlage | |
| Version | 001.01 |
- Inhalt der Regelung
- Allgemeines
- Zur Führung von Aufzeichnungen verpflichteter Personenkreis
- Umfang der zu führenden Aufzeichnungen
- Art und Weise der Aufzeichnungen
- Aufbewahrungsdauer der Aufzeichnungen
- Verstöße gegen die Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten
- Keine Aufzeichnungspflichten
Inhalt der Regelung
In der Vorschrift werden die Art, der Umfang und die Aufbewahrungsdauer der Aufzeichnungen geregelt, die die zur Künstlersozialabgabe Verpflichteten über gezahlte Entgelte im Sinne des § 25 KSVG führen müssen. Der § 28 in Verbindung mit § 29 KSVG trägt dazu bei, dass die Künstlersozialkasse beziehungsweise der Rentenversicherungsträger die richtige und vollständige Entrichtung der Künstlersozialabgabe prüfen können.
Ergänzende/korrespondierende Regelungen
Die Vorschrift steht in erster Linie im Zusammenhang mit den Regelungen in den §§ 29 und 30 KSVG, durch die die Künstlersozialkasse und die zuständigen Prüfdienste in die Lage versetzt werden sollen, Ansprüche gegenüber den Abgabepflichtigen zu prüfen und durchzusetzen.
Hinsichtlich der Prüfung der zur Abgabe Verpflichteten sind § 28p Abs. 1a und b SGB IV und hinsichtlich von Verstößen gegen die Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten § 36 KSVG zu berücksichtigen.
In § 7 KSVG-BeitrÜV (Verordnung über die Überwachung der Entrichtung der Beitragsanteile und der Künstlersozialabgabe nach dem Künstlersozialversicherungsgesetz) wird Bezug auf § 28 KSVG genommen. Die zur Abgabe Verpflichteten haben bei Prüfungen auf Verlangen unter anderem die Aufzeichnungen nach § 28 KSVG vorzulegen.
Die Aufzeichnungspflichten stehen in Zusammenhang mit den an selbständige Künstler und Publizisten gezahlten Entgelten (§ 25 Abs. 2 Satz 1 KSVG).
Allgemeines
Die zur Künstlersozialabgabe Verpflichteten sollen anhand ihrer Aufzeichnungen überprüft werden können. Die Regelungen in § 28 KSVG dienen der Durchsetzung der Ansprüche der Künstlersozialkasse (§ 23 KSVG) gegenüber den Abgabepflichtigen (§ 24 KSVG).
Zur Führung von Aufzeichnungen verpflichteter Personenkreis
Die Führung von Aufzeichnungen betrifft den Personenkreis, der der Abgabepflicht nach § 24 KSVG unterliegt. Für Mitglieder in Ausgleichsvereinigungen (§ 32 KSVG) gelten Besonderheiten (vergleiche Abschnitt 8).
Umfang der zu führenden Aufzeichnungen
Aufzuzeichnen sind alle Entgelte im Sinne des § 25 KSVG, die an selbständige Künstler und Publizisten gezahlt werden. Für die eindeutige Zuordnung der Zahlungsempfänger sind deren:
- Namen,
- gegebenenfalls Künstlernamen/Pseudonyme und
- vollständige Anschriften
zu vermerken. Des Weiteren müssen die Aufzeichnungen ermöglichen, dass
- das Zustandekommen der daraus abgeleiteten Meldungen, Berechnungen und Zahlungen nach § 27 KSVG hervorgeht und nachprüfbar ist,
- der Zusammenhang mit den zugrunde liegenden Unterlagen herzustellen ist und
- auf Anforderung der Künstlersozialkasse oder des Rentenversicherungsträgers die abgabepflichtigen Entgelte für ein in selbständiger künstlerischer Tätigkeit erbrachtes Werk oder eine solche Leistung listenmäßig zusammengeführt werden können.
Insgesamt müssen es die Aufzeichnungen ermöglichen, anhand von eindeutig gekennzeichneten Belegen, Rechnungen, Quittungen, Verträgen und so weiter einen Zusammenhang zwischen den an selbständige Künstler und Publizisten gezahlten Entgelten und der jährlichen Meldung an die Künstlersozialkasse herzustellen. Sofern eine listenmäßige Zusammenfassung durchgeführt wird, ist es in der Regel notwendig, einzelne Leistungen mit Auftrags- oder Jobnummern beziehungsweise anderen Merkmalen zu versehen, die sowohl auf den einzelnen Belegen als auch in der Zusammenfassung erscheinen und insoweit eine eindeutige Zuordnung ermöglichen.
Art und Weise der Aufzeichnungen
Die Art und Weise, wie die erforderlichen Aufzeichnungen zu führen sind, bleibt dem jeweiligen Unternehmer überlassen. Die Aufzeichnungen müssen jedoch so geführt werden, dass sie einem sachverständigen Dritten (zum Beispiel einem Mitarbeiter des Prüfdienstes) innerhalb einer angemessenen Zeit einen nachvollziehbaren Überblick über die gezahlten Entgelte und deren Meldung an die Künstlersozialkasse ermöglichen. Hierzu ist es erforderlich, dass die Aufzeichnungen vollständig, richtig und in chronologischer Reihenfolge abgelegt werden.
Für die Dokumentation können auch EDV-Programme verwendet werden. Folgende Kriterien sind dabei zu beachten:
- Das Verfahren über die Führung der Aufzeichnungen und das Zustandekommen der Meldungen, Berechnungen und Zahlungen muss so dokumentiert sein, dass es von einem sachverständigen Dritten in angemessener Zeit nachvollzogen werden kann.
- Änderungen im Abrechnungsverfahren müssen nachvollziehbar belegt werden.
- Die gespeicherten Daten müssen in angemessener Zeit lesbar gemacht, das heißt, ausgedruckt werden können.
Aufbewahrungsdauer der Aufzeichnungen
Die Aufzeichnungen sind mindestens fünf Jahre nach Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Entgelte fällig geworden sind, aufzubewahren. Bei der Fälligkeit der Entgeltzahlung an einen Künstler beziehungsweise Publizisten ist das „Zuflussprinzip“ zu beachten. Das heißt, die Entgelte werden regelmäßig im Laufe des Kalenderjahres fällig, in dem die Zahlung erfolgt.
Der Zeitpunkt für das Ende der Aufbewahrungspflicht und das Ende der vierjährigen Verjährungsfrist des § 31 KSVG in Verbindung mit § 25 Abs. 1 Satz 1 SGB IV fallen zusammen. Durch die Pflicht zur Meldung der Künstlersozialabgabe spätestens zum 31.03. des Jahres (vergleiche § 27 Abs. 1 Satz 1 KSVG), das dem Jahr der Fälligkeit der Entgelte folgt, beginnt die entsprechende Verjährungsfrist erst zum 01.01. des übernächsten Kalenderjahres, sodass beide Fristen zum 31.12. desselben Jahres enden.
Verstöße gegen die Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten
Sofern Aufzeichnungen nicht, nicht vollständig oder nicht so geführt werden, dass sie in angemessener Zeit nachvollzogen werden können, wird eine Schätzung der Entgelte im Sinne des § 25 KSVG vorgenommen (vergleiche § 27 Abs. 1 Satz 4 KSVG). Hierbei werden aber die vorhandenen Unterlagen soweit als möglich berücksichtigt.
Wird von dem Abgabepflichtigen vorsätzlich oder fahrlässig gegen die Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten verstoßen, stellt dies eine Ordnungswidrigkeit dar und kann mit einem Bußgeld geahndet werden.
Keine Aufzeichnungspflichten
Die Aufzeichnungspflicht im Sinne des § 28 KSVG ist eine Nebenpflicht, die aus der Zugehörigkeit zum abgabepflichtigen Personenkreis im Sinne des § 24 KSVG resultiert. Die Nebenpflicht erstreckt sich, wie aus § 25 Abs. 1 KSVG zu entnehmen ist, nicht in jedem Fall auf alle vom Unternehmen in Anspruch genommenen künstlerischen Leistungen. Zahlungen an Künstler oder Publizisten im Rahmen einer Tätigkeit, die nicht zu den in § 24 KSVG aufgezählten Tätigkeiten gehört, braucht der abgabepflichtige Unternehmer nicht aufzuzeichnen; er muss sie der Künstlersozialkasse auch nicht melden (vergleiche BSG vom 20.07.1994, AZ: 3/12 RK 49/92, SozR 3-5425 § 24 Nr. 7).
Die Aufzeichnungspflicht nach § 28 KSVG entfällt auch für die Jahre, für die die Pflichten des zur Abgabe Verpflichteten durch eine Ausgleichsvereinigung erfüllt werden (vergleiche § 32 Abs. 2 KSVG).
Beispiel 1: Berechnung der Aufbewahrungsfrist
| (Beispiel zu Abschnitt 6) | |
| Die Entgeltzahlungen eines Unternehmens an einen selbständigen Künstler werden fällig im Jahr | 2014 |
| Lösung: | |
| Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Entgelte fällig geworden sind: | 31.12.2014 |
| Die Aufbewahrungsfrist endet nach Ablauf des fünften Kalenderjahres, nach dem Jahr, in dem die Entgelte fällig geworden sind, das heißt am: | 31.12.2019 |
Beispiel 2: Aufbewahrungs- und Verjährungsfrist
| (Beispiel zu Abschnitt 6) | |
| Wie im Beispiel 1 werden die Entgeltzahlungen eines Unternehmens an einen selbständigen Künstler fällig im Jahr: | 2014 |
| Die sich nach § 25 KSVG ergebenden Beträge hat das Unternehmen bis spätestens 31.03.des folgenden Jahres an die Künstlersozialkasse zu melden, sodass die Künstlersozialabgabe fällig wird im Jahr: | 2015 |
| Lösung: | |
| Ablauf des Jahres, in dem die Künstlersozialabgabe fällig geworden ist: | 31.12.2015 |
Die Verjährungsfrist (§ 31 KSVG in Verbindung mit § 25 Abs. 1 SGB IV) endet vier Jahre nach Ablauf des Kalenderjahres in dem die Künstlersozialabgabe fällig geworden ist, das heißt am: Die Aufbewahrungsfrist (vergleiche Beispiel 1) und die Verjährungsfrist enden somit am selben Tag. | 31.12.2019 |
| Drittes Gesetz zur Änderung des Künstlersozialversicherungsgesetzes und anderer Gesetze vom 12.06.2007 (BGBl. I S. 1034) |
Inkrafttreten: 15.06.2007 Quellen zum Entwurf: BR-Drucksache 3/07, BT-Drucksache 16/4373 |
Durch Artikel 1 Nummer 5 des oben genannten Gesetzes erfolgte eine Ergänzung des § 28 Satz 2 KSVG. Nach dem Wort „Künstlersozialkasse“ wurden die Wörter „oder der Träger der Rentenversicherung“ eingefügt.
Die Änderung steht im Zusammenhang mit der Übertragung der Aufgabe der Prüfung der Arbeitgeber im Hinblick auf die Erfüllung der Melde- und Abgabepflichten nach dem KSVG auf die Prüfdienste der Deutschen Rentenversicherung.
Den Trägern der Rentenversicherung wird die Befugnis eingeräumt, bei der Betriebsprüfung von den zur Abgabe Verpflichteten Aufzeichnungen über die abgabepflichtigen Entgelte zu fordern, die listenmäßig zusammengeführt werden können.
| Zweites Gesetz zur Änderung des Künstlersozialversicherungsgesetzes und anderer Gesetze vom 13.06.2001 (BGBl. I S. 1027) |
Inkrafttreten: 01.07.2001 Quelle zum Entwurf: BT-Drucksache 14/5066 |
Durch Artikel 1 Nummer 19 des oben genannten Gesetzes wurden die Sätze 2 und 3 in § 28 KSVG wie folgt gefasst und ein Satz 4 angefügt:
„Dabei müssen das Zustandekommen der daraus abgeleiteten Meldungen nach § 27 und der Zusammenhang mit den zugrunde liegenden Unterlagen nachprüfbar sein; auf Anforderung der Künstlersozialkasse müssen die abgabepflichtigen Entgelte listenmäßig zusammengeführt werden können. Die Aufzeichnungen sind mindestens fünf Jahre nach Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Entgelte fällig geworden sind, aufzubewahren. Soweit Aufzeichnungen, Unterlagen, Meldungen, Berechnungen und Zahlungen mit Hilfe technischer Einrichtungen erstellt oder verwaltet werden, muss sichergestellt sein, dass die Anforderungen des Satzes 2 erfüllt werden können; insbesondere müssen Datenverarbeitungsprogramme, die zur Erstellung oder Verwaltung benutzt werden, ordnungsgemäß dokumentiert sein.“
Im Hinblick auf die Verjährungsfrist von vier Jahren wurde die Aufbewahrungsfrist auf fünf Jahre verlängert.
Im Übrigen wurden die Regelungen aus den §§ 9 und 10 der Verordnung zur Durchführung des Künstlersozialversicherungsgesetzes vom 23.05.1984 (BGBl. I S. 709) in § 28 KSVG übernommen, weil die Verordnung als Folge der Einführung eines einheitlichen Abgabesatzes durch Artikel 8 des oben genannten Gesetzes zum 01.07.2001 aufgehoben worden ist.
| Einigungsvertragsgesetz vom 23.09.1990 (BGBl. II S. 885) |
Inkrafttreten: 01.01.1991 Quelle zum Entwurf: BT-Drucksache 11/7760 |
Aufgrund des Artikels 1 des Einigungsvertragsgesetzes in Verbindung mit Artikel 8 Anlage I Kapitel VIII Sachgebiet F Abschnitt III Nummer 5 Buchstabe b des Einigungsvertrages vom 18.09.1990 ist § 28 KSVG ab 01.01.1991 auch in den neuen Bundesländern anzuwenden.
| Gesetz über die Sozialversicherung der selbständigen Künstler und Publizisten (Künstlersozialversicherungsgesetz - KSVG) vom 27.07.1981 (BGBl. I S. 705) |
Inkrafttreten: 02.08.1981/01.01.1983 Quelle zum Entwurf: BT-Drucksache 9/26 |
Satz 3 der Regelung trat bereits am Tag nach der Verkündung des KSVG, das heißt am 02.08.1981, in Kraft, da dies für die organisatorischen Vorbereitungen der Künstlersozialversicherung erforderlich war.
Die Sätze 1 und 2 sind am 01.01.1983 in Kraft getreten. Am 01.01.1983 hatte § 28 KSVG folgende Fassung:
„Die zur Abgabe Verpflichteten haben fortlaufende Aufzeichnungen über die Entgelte im Sinne des § 25 zu führen. Die Aufzeichnungen sind mindestens vier Jahre nach Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Entgelte fällig geworden sind, aufzubewahren. Näheres über Form und Inhalt der Aufzeichnungen bestimmt der Bundesminister für Arbeit und Sozialordnung durch Rechtsverordnung.“
Durch die Regelungen in den §§ 28 bis 30 KSVG sollte die Künstlersozialkasse in die Lage versetzt werden, die Ansprüche gegenüber den Abgabepflichtigen durchzusetzen. Sie waren an geltende sozialversicherungsrechtliche Vorschriften über die Beitragsüberwachung angelehnt.
Der Bundesminister für Arbeit und Sozialordnung hat mit Wirkung vom 01.07.1984 eine Rechtsverordnung erlassen (Verordnung zur Durchführung des Künstlersozialversicherungsgesetzes vom 23.05.1984 - BGBl. I S. 709), die zum 01.07.2001 durch das Zweite Gesetz zur Änderung des Künstlersozialversicherungsgesetzes und anderer Gesetze (siehe oben) wieder aufgehoben worden ist.