§ 110b SGB IV: Rückgabe, Vernichtung und Archivierung von Unterlagen
| veröffentlicht am |
20.08.2019 |
|---|---|
| Änderung |
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| Stand | 25.08.2015 |
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| Erstellungsgrundlage | in der Fassung des Dritten Gesetzes zur Änderung verwaltungsverfahrensrechtlicher Vorschriften vom 21.08.2002 in Kraft getreten am 01.02.2003 |
| Rechtsgrundlage | |
| Version | 001.00 |
- Inhalt der Regelung
- Allgemeines (Absatz 1)
- Rückgabe von Unterlagen (Absatz 2)
- Vernichtung (Absatz 3)
Inhalt der Regelung
Die Vorschrift regelt die Rückgabe, Vernichtung und Archivierung von Unterlagen, die der Verwaltung vorliegen und von dieser nicht (mehr) benötigt werden.
Absatz 1 berechtigt die Verwaltung, bestimmte Unterlagen zurückzugeben oder zu vernichten.
Absatz 2 ist eine spezielle Regelung für die Träger der gesetzlichen Rentenversicherung.
Absatz 3 regelt, welche Unterlagen vernichtet werden können.
Ergänzende/Korrespondierende Regelungen
Die § 110a SGB IV und § 110c SGB IV stehen im Zusammenhang mit der Vorschrift. Die datenschutzrechtlichen Bestimmungen, insbesondere §§ 78 und 84 Abs 2 Satz 2 SGB X, bleiben unberührt.
Allgemeines (Absatz 1)
Bestimmte Unterlagen, die für die Verwaltungstätigkeit eines Sozialleistungsträgers nicht mehr erforderlich sind, können zurückgegeben oder vernichtet werden (§ 110b Abs. 1 Satz 1 SGB IV). Die Vorschrift beinhaltet damit keine Verpflichtung für die Behörden zu einer bestimmten Verfahrensweise. Ob ein Sozialleistungsträger Unterlagen weiterhin aufbewahrt oder zukünftig zurückgibt oder vernichtet, bleibt ihm also weiterhin überlassen. Eine Ausnahme bilden die Unterlagen, die den Trägern der gesetzlichen Rentenversicherung übersandt werden (vergleiche Abschnitt 3).
Rückgabe von Unterlagen (Absatz 2)
Unterlagen der gesetzlichen Rentenversicherung haben wegen ihrer „lebenslangen“ Bedeutung im Leistungsbereich eine andere Gewichtung als Unterlagen anderer Sozialleistungsträger (zum Beispiel für den - überwiegend nur zeitweisen - Bezug von Arbeitslosengeld).
Die Träger der gesetzlichen Rentenversicherung müssen deshalb - im Gegensatz zu anderen Behörden - die hierfür ein Ermessen haben, Originalunterlagen, die ihnen von Versicherten, Antragstellern oder anderen Stellen zur Verfügung gestellt werden, zurückgeben. Eine Rückgabeverpflichtung für Unterlagen, die als Kopie oder Abschrift zur Verfügung gestellt wurden, besteht nicht.
Unterlagen, die von Rentenversicherungsträgern anderen Stellen zur Verfügung gestellt werden, sind von diesen Stellen nur auf Anforderung zurückzugeben.
Zu den Unterlagen, die zurückgegeben oder vernichtet (siehe Abschnitt 4) werden können, zählen insbesondere
- Unterlagen, deren Aufbewahrungsfristen abgelaufen sind,
- Unterlagen, die entsprechend den in § 110a Abs. 2 SGB IV genannten Voraussetzungen als Wiedergabe auf einem maschinell verwertbaren dauerhaften Datenträger aufbewahrt werden und
- Unterlagen, die der Behörde vom Betroffenen oder von Dritten zur Verfügung gestellt wurden.
Aufbewahrungsfristen werden vom Gesetzgeber nicht festgelegt. Dies bleibt wegen der größeren Sachnähe vorrangig den zuständigen Trägern überlassen (vergleiche GRA zu § 110c SGB IV).
Vernichtung (Absatz 3)
Die übrigen Unterlagen werden nicht zurückgegeben, wenn kein Grund zur Annahme besteht, dass schutzwürdige Interessen des Betroffenen beeinflusst werden. Schutzwürdige Interessen des Betroffenen können gegeben sein, wenn die Unterlagen noch zur Durchsetzung zukünftiger gesetzlicher Ansprüche benötigt werden. Unter Beachtung der datenschutzrechtlichen Interessen der Betroffenen (§ 84 Abs. 2 Satz 2 SGB X) können die übrigen Unterlagen vernichtet werden.
Zu den übrigen Unterlagen gehören alle Unterlagen der Verwaltungsakten, deren Inhalt erfasst worden ist, die aber keine Relevanz besitzen, wie zum Beispiel allgemeiner Schriftwechsel, der weder den Anspruch auf Rente noch deren Höhe berührt.
| 3. VwVfÄndG vom 21.08.2002 (BGBl. I S. 3322) |
Inkrafttreten: 01.02.2003 Quelle zum Entwurf: BT-Drucksache 14/9000 |
Durch Art. 47 Nr. 4 des Dritten Gesetzes zur Änderung verwaltungsverfahrensrechtlicher Vorschriften (Verwaltungsverfahrensänderungsgesetz - VwVfÄndG -) ist ein Siebter Abschnitt mit der Überschrift „Aufbewahrung von Unterlagen“ mit den §§ 110a bis 110d neu in das SGB IV aufgenommen worden. Die Vorschriften sind am 01.02.2003 in Kraft getreten (Art. 74 Abs. 2 VwVfÄndG).